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WEBミーティングのサービスを導入する時のポイントを押さえよう

WEBミーティングは人が移動する費用を削減できる上に、電話感覚でつないでいながら、対面打ち合わせの感覚で話ができます。
様々なサービスが提供されているので導入時には使い方のスタイルに合わせたものを選ぶのが重要です。初めに確認しておきたいポイントは一回のミーティングに参加する人数です。拠点の離れた担当者同士が話し合う程度であれば23人ですが全拠点が参加する全体会議などに利用すれば何十人に膨らむ可能性があります。そもそも必要な人数同時接続できるのかは気にするところですが同時につないだ際のレスポンスにも気を配りましょう。接続はできたものの、画面が全く動かないことや音声が途切れ途切れになってしまうなどのトラブルが起きがちです。最大の人数が参加する利用シーンを想定してそれに耐えられる構成とすることをお勧めします。

また、社外の人を招待できるかも重要なポイントです。社内会議だけの目的であれば拠点ごとにアカウントを払い出して利用することが可能ですが外部の取引業者との打ち合わせまで行おうとするとアカウントがどれだけあっても足りません。頻度が多ければ社内の人間とみなし手共有アカウントを払い出すのも手ですが外部の人が利用する者のため、セキュリティ的な問題を抱えます。外部の人をワンタイムで招待できる機能があればそんな問題に悩まされることはありません。
URLとパスワードが付いたメールが会議の前に送付され、そのURLは会議開始10分前から終了後10分後まで有効などの限定した環境を作り出すことができます。URLを知らない人は参加することができず、ワンタイムの環境なのでその時間が終わってしまえば使えないURLになるのでセキュリティ的にもリスクは減ります。

便利なサービスは各社いろいろ用意していますが必要な機能がオプションだった場合、追加費用になるので注意が必要です。
基本料金は安かったのにオプションをつけたらもとより高くなったなんて事故はよく起きがちです。必要な機能をある程度決めてからその機能の費用込みで金額比較をするようにします。課金体系もユーザアカウントごとやアクセス数に応じてなど柔軟に用意されています。一人の人がたくさん使うのか、不特定多数の人がそれなりに使うのかでも無駄のない課金の仕方が変わってきます。せっかく移動費を削減したところで利用料が同じような価格かかっていては意味がありません。
自社の仕事のやり方を見直せる機会にもなるのでしっかり利用シーンを想定し田導入で確実に効果を上げましょう。

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